Coronavírus: como preservar seu negócio

Coronavírus: os efeitos na vida das pessoas e das empresas

Muito tem sido falado em torno dos desdobramentos do Coronavírus aqui no Brasil. Independente do prognóstico em termos de saúde pública no Brasil, os efeitos desestabilizadores do Coronavírus na economia, na vida das pessoas e nas organizações já é um fato.

Uma pandemia é considerada uma situação de crise. O que caracteriza principalmente uma crise são três fatores em atuação simultânea: Uma grave ameaça, um cenário complexo e incerto e uma necessidade urgente de ação.

Neste sentido, embora já tenhamos passado por outras epidemias no Brasil, estamos vivendo uma crise sem precedentes conhecidos no nosso país com a chegada do Coronavírus.

Em meio a muita informação e desinformação, uma coisa é certa: soluções fáceis não resolverão. As organizações que não estiverem bem preparadas para gerenciar esta crise poderão sofrer danos seríssimos. 

As dúvidas são o que fazer, por onde e quando começar, quem envolver e até quando?
É claro que as medidas contingenciais dependerão do ramo de atividade da organização e das características de seu negócio. No entanto, algumas medidas são pertinentes a todas as organizações e podem ser tomadas imediatamente para cuidar da saúde dos seus públicos e ao mesmo tempo preservar seu negócio.

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Cuidados redobrados de higiene e saúde e treinamento das equipes

É fundamental que toda empresa adote cuidados adicionais de limpeza e higienização de seu ambiente, protegendo a saúde dos funcionários, clientes e demais públicos que nela circulam.

Além do uso de produtos de limpeza adequados e equipamentos de proteção aos funcionários, a empresa deve estabelecer uma rotina de limpeza mais cuidadosa e frequente e treinar seus funcionários.

Hoje, a orientação, na maioria dos estados, é que todas as pessoas usem máscara. Pode ser de pano, desde que tenha tecido duplo.

Em breve haverá vacina de gripe disponível nas unidades de saúde. As empresas devem avaliar a possibilidade de promover vacinação dos funcionários ou orientá-los a fazê-lo.

Apoio ao colaborador

É de fundamental importância que a empresa disponibilize acesso fácil do colaborador a uma equipe médica e/ou serviço social de prontidão para esclarecer dúvidas e apoiá-los caso fique doente.

Ter uma fonte segura de informações dá segurança ao colaborador neste momento em que tanta notícia falsa é compartilhada.

O funcionário precisa ter orientações claras de quando ficar em casa e quando procurar um hospital, em que casos será necessário fazer o teste do Coronavírus e onde fazer, além dos seus direitos trabalhistas no caso de isolamento forçado.

Se a empresa tiver plano de saúde, é importante esclarecer as coberturas, coparticipações e apoiar o colaborador, se necessário, em aprovações de exames e internações.

Funcionários com confirmação de infecção pelo Coronavírus devem ficar afastados do trabalho por no mínimo 14 dias. Neste caso a empresa também deve avisar os colaboradores que tiveram contato com ele no trabalho e monitorá-los mais de perto, avaliando a possibilidade destes também ficarem afastados temporariamente do local de trabalho.

Se algum funcionário viajou ao exterior, independente do país, é recomendado que o funcionário fique em casa por no mínimo uma semana, independente de apresentar sintomas.

Home office, horário flexível e rodízio de colaboradores

Antes de adotar o home office indiscriminadamente é importante avaliar se os processos centrais da empresa estão garantidos. Para isso devem ser definidas quem são as pessoas essenciais que devem estar presencialmente nas unidades, para que a empresa continue operando.

Algumas empresas estão afastando preventivamente pessoas que viajaram ao exterior no último mês, pessoas acima dos 60 anos, gestantes e pessoas com cardiopatias, problemas respiratórios, em tratamento quimioterápico, que passaram por cirurgia recente, ou qualquer outra condição frágil de saúde preexistente.

Além destes casos, a recomendação das organizações públicas de saúde é para que todos os colaboradores que manifestaram qualquer sintoma de resfriado ou gripe também fiquem em quarentena em casa, preventivamente, porque é muito difícil diferenciar quem está com um resfriado comum de quem pode estar com o Coronavírus.

Colaboradores com filhos até 12 anos em casa por causa de fechamento das escolas também podem ter preferência para o home office. Recomenda-se que os funcionários não deixem as crianças aos cuidados de idosos para trabalhar, por estes estarem no grupo de maior risco.

Para que o funcionário trabalhe de sua casa, a empresa precisa prover condições mínimas como um celular corporativo e notebook da empresa. Além de disponibilizar canais de comunicação de suporte para teleconferências, por exemplo.

Estabelecer um horário limite para que o colaborador trabalhe de casa também é fundamental, para evitar futuros problemas trabalhistas.

Outra medida possível é adotar horários flexíveis nas unidades, para que os funcionários que precisam deslocar-se ao trabalho não precisem pegar o transporte público em horários de pico. O taxi e outras formas de transporte individuais também são recomendados para colaboradores considerados essenciais.

Uma outra possibilidade que está sendo adotada por muitas empresas é o rodízio de funcionários nos departamentos, para que não exista tanta aglomeração de pessoas no mesmo horário nos espaços. Sugere-se procurar manter distância mínima de 1m, o que significa também uma pessoa de cada vez nos elevadores.

É prudente que essas medidas se mantenham por 60 dias, dentro da possibilidade de cada empresa e de acordo com a necessidade mediante a evolução dos cenários.

Aconselha-se ainda que o departamento jurídico valide todas essas medidas contingenciais.

Reuniões, viagens e eventos

As reuniões presenciais só devem ser mantidas se estritamente necessárias e com poucos participantes. Para reuniões remotas a empresa deve prover recursos para tele e videoconferências.

As viagens principalmente internacionais, por serem mais longas, mas também as nacionais devem ser evitadas pelos próximos 90 dias.

Se for imprescindível viajar internacionalmente é recomendável o uso de luvas descartáveis.

Se a empresa tiver algum evento interno ou para clientes programado, é recomendado que seja cancelado, para evitar aglomerações de pessoas.

Processos centrais e continuidade do negócio

Cada setor e tipo de empresa terá que identificar o que é fundamental para seu negócio não parar.

Se a empresa não tiver processos previamente definidos de Continuidade de Negócio, com planos acionáveis, é fundamental que estabeleçam imediatamente planos contingenciais ao menos para os processos chave e sistemas essenciais.

Além disso, é importante conversar com seus fornecedores sobre o que eles estão fazendo para garantir o abastecimento que você necessita para suas operações serem mantidas.

Verbas emergenciais

Certamente haverá necessidade de uso de recursos não previstos para todas estas adaptações que a empresa precisa fazer.

Além de buscar prover verbas adicionais, a empresa precisa liberar exceções em seus procedimentos internos para agilizar a aprovação desses recursos emergenciais.

Comitê de crise, cenário e revisão sistemática dos protocolos

Para lidar com toda esta complexa situação é fundamental ter um comitê de crise constituído, com pessoas treinadas e de prontidão, cada uma com seu papel definido.

Um líder deve tomar as decisões mais estratégicas, que envolvam por exemplo investimentos de grande monta ou interrupções sérias no negócio.

Esta equipe precisa ter fontes de informação confiáveis para monitoramento da situação e de seu agravamento.

Recomenda-se reuniões sistemáticas (neste momento diárias) para reavaliação dos cenários da crise, reclassificação de criticidades nos diversos campos envolvidos, dos riscos eminentes, das atitudes a tomar em diante.

A revisão sistemática dos cenários e protocolos deve acontecer até que exista a completa recuperação da normalidade.

Comunicação, mensagens-chave, porta vozes

Como vimos até aqui, a comunicação com funcionários, clientes e demais públicos em torno da organização precisa ser constante e muito assertiva durante esse período de crise.

As pessoas precisam compreender que a empresa está consciente dos riscos em torno do Coronavírus, se preocupa com a saúde delas e está fazendo tudo que está a seu alcance para minimizar problemas.

Recomenda-se o uso de comunicações bastante visuais, fáceis de entender e acessíveis a todos os colaboradores.

Para isso é fundamental estabelecer canais de comunicação diretos e rápidos com todos os seus públicos, de maneira a trocar informações em tempo real, de maneira interativa. Uma possibilidade é a utilização de aplicativos de comunicação já conhecidos e também aplicativos específicos para gerenciamento de crises para organizações, lançados recentemente no mercado brasileiro.

Como haverá muitos comunicados a serem feitos, para diversos públicos, é possível adiantar a elaboração e aprovação da linha de comunicação a ser adotada nestes comunicados.

Além disso, é importante que sejam escolhidos e treinados porta vozes da empresa. Estes responderão a eventuais questionamentos da imprensa e também darão voz a manifestações espontâneas em torno do tema. Um exemplo é a divulgação de vídeos nas redes sociais, falando sobre o que a empresa está fazendo diante deste cenário de crise.

Recuperação e aprendizados

Com todas estas medidas espera-se que os efeitos negativos da pandemia sejam minimizados e a empresa possa retomar mais rapidamente e com menos danos a normalidade de seus negócios.

Muitos aprendizados também ficarão para desafios de novas crises que sua empresa venha a enfrentar futuramente. Alguns deles: não ignorar os riscos, manter a calma, agir com responsabilidade e priorizar a coletividade.

Ana Flavia Bello

Estas recomendações foram baseadas em informações oficiais de órgãos públicos e por meio de benchmark com organizações brasileiras de diversos setores  

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